Ondřej Šams

Ovládněte doručené emaily – systém efektivní práce s emailem

Proč se dnes vůbec zabývat doručenými emaily, resp. emailovou komunikací obecně? Není email již dávno za zenitem a v propadlišti dějin? Osobně si myslím, že zcela jistě ne. Email vnímám tak, jak se tato technologie skutečně nazývá, tedy jako elektronickou poštu. Je to technologie, skrze kterou často vedeme oficiálnější typ komunikace. Naše doručené emaily jsou často důležité zprávy, které mají závažný dopad na naši budoucnost (např. ucházení se o novou práci). I proto považuji za více než důležité doručené emaily ovládnout, nenechat se poštou zasypat a naučit se emailovou komunikaci využívat co nejefektivněji. Pokud se tedy cítíte, že vám doručené emaily lezou přes hlavu, tento článek vám zcela jistě pomůže.

Nenechte se zasypat poštou

Už jsme si řekli, že elektronická pošta je velmi důležitým komunikačním nástrojem, i proto je velmi důležité se s ní naučit správně pracovat. Z mé zkušenosti vypadá systém správy elektronické pošty u mnoha lidí jako jeden velký chaos. Pokud si dovolím mírně generalizovat – čím mladší jedinec, tím větší boj. Generaci lidí, která vyrostla převážně na komunikaci ve formě okamžitých zpráv (WhatsApp, Messenger, iMessage), se často nedaří najít tu správnou cestu, jak zacházet s doručenými emaily a jak se neutopit v jejich záplavě. Stovky, někdy tisíce nepřečtených zpráv zrovna nepřispívají ke stavu duševního klidu…

Proč se vyplatí vnést do emailu systém?

Proč zavést systém do své elektronické pošty je zřejmé. Získáte díky němu kontrolu. V tomto článku vám ukáži, jak si uzpůsobit emailovou schránku tak, aby nám vám do ní chodila jen důležitá pošta. Tím mám na mysli emaily, na které chceme či musíme reagovat a také emaily z okruhu našich zájmů. Na následujících řádcích vás naučím, jak se nadobro zbavit otravné pošty, reklam a nevyžádaných newsletterů – zkrátka doručených emailů, který zanáší váš inbox balastem a dělá jej nepřehledným. Po zavedení tohoto systému značně snížíte odpor, který lidé často pociťují při vyřizování elektronické pošty a také se vyvarujete toho, že v kvantu nesmyslů přehlédnete důležité doručené emaily.

Zásady efektivní práce s doručenými emaily

Na následujících řádcích vám představím nejdůležitější zásady, kterými se osobně řídím. Můžete se jimi inspirovat:

1/ Odhlašovat všechno, co vás nezajímá

Dle mého nejdůležitější pravidlo. Dejte si práci s odhlášením newsletterů, které vás nezajímají. Když jsem tuto očistnou kůru podstupoval s mou emailovou schránkou, byl jsem překvapen kolik všemožných služeb, eshopů a jiných společností mi takto zahlcuje doručenou poštu. Doporučuji zatnout zuby a věnovat čas odhlášení všech těchto zbytečností. Výsledek opravdu stojí za to. Někdy tento úkon vyžaduje více než pouhé kliknutí na tlačítko „unsubscribe“ – speciálně to platí pro všemožné sociální sítě. V jejich případě musíte často přejít do nastavení a zde docílit toho, že vám už žádná další upozornění na email chodit nebudou.

2/ Inbox zero

Udržujte si prázdnou složku doručených emailů. Zní to možná zvláštně, ale nic vám nedá lepší pocit z kompletně zpracované pošty lépe, než prázdná obrazovka emailového klienta. Jak na to vám ukáži v následující praktické části.

3/ Vypnout notifikace

Vypněte si otravné notifikace. Elektronická pošta není stavěná na okamžité reakce, proto ani nemusíte mít přehled o každém doručeném emailu, který vám zrovna přišel. Má to i další výhodu, pokud naučíte lidi na vaši odpověď pár hodin počkat, nebudete muset bojovat s očekáváním ostatních na vaši okamžitou reakci.

Přihlaste se k odběru novinek:

Pečlivě rozmyšlený obsah. Žádný spam.
Odběrem souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

4/ Určit kolikrát denně budu doručené emaily kontrolovat

Po vypnutí notifikací je nutné určit si kolikrát denně a v jakých časových intervalech budete doručené emaily kontrolovat. Mně osobně se osvědčila kontrola dvakrát denně (v 11h a 16h). 

5/ Pro doručené emaily používat emailový klient 

Pokud aktivně používáte více než jednu emailovou schránku, stoprocentně doporučuji používat emailový klient. Emailový klient je šikovná aplikace, do které si můžete přidat tolik schránek, kolik je libo. Díky emailovému klientovi pak máte všechny doručené emaily v jednotném systému. Pro Apple (Mac, iPhone, iPad) uživatele doporučuji klasický Apple Mail či Spark, pro Windows uživatele programy Pošta či Outlook.

Jak na doručené emaily – jednoduchý diagram, který vám zachrání život

Dostáváme se k jádru článku a já vám představím mnoha lidmi osvědčený systém správy příchozí pošty. Vychází ze systému GTD „Getting Things Done“. Nebojte, je to jednoduché a člověku se to během chvilky dostane pod kůži.

Příprava na krasojízdu

Prvním krokem nezbytným pro funkčnost tohoto systému je zavedení archivačního systému ve vašem emailovém klientovi. Jednoduše vytvoříte složky, do kterých budete archivovat doručené emaily dle různých kategorií. Obvykle názvy těchto složek reflektují oblasti, kterým se v životě věnujete. Např. složka pracovní s podsložkami jednotlivých projektů, škola, rodina, nákupy, osobní, kultura, domácnost apod.

Jakmile máte složky vytvořené, přichází na řadu ta nejotravnější část, které kdy budete v systému čelit – projít vaši nekonečnou složku doručené pošty, archivovat důležité emaily do příslušných složek a zbytek bez slitování smazat.

Pakliže se tímto prokoušete, máte vyhráno. Následuje jen jednoduchý proces správy doručených emailů, který se vám během krátkého času zautomatizuje.

Složky pro doručené emaily, které zvýší vaši produktivitu

Dejme tomu, že již máte vytvořeny archivní složky, ve kterých máte uloženy důležité doručené emaily, o které nechcete přijít. V této fázi přichází na řadu tvorba několika pomocných složek, které později v systému sehrají důležitou roli. Založte si složky: 

  • @AKCE – tato složka bude sloužit jako parkoviště vašich doručených emailů, se kterými musí být v budoucnu bezpodmínečně provedena nějaká akce. 
  • @ČEKÁM – tato složka slouží pro delegované emaily, tzn. jakýkoli úkol, který jste v emailu svěřili někomu jinému a potřebujete jeho vývoj sledovat najde místo v tomto adresáři. Také zde schraňujte emaily, u kterých čekáte odpověď.
  • @ČÍST_ZHODNOTIT – tato složka je vaší imaginární přihrádkou, kam si odkládáte doručené emaily, se kterými se sice nepojí žádná důležitá akce, ale rádi byste si přečetli jejich obsah. Typickým příkladem může být můj newsletter (vy ho ještě neodebíráte?).

Zavináč (@) před názvem je z důvodu zviditelnění a také proto, aby se se složky v abecedním řazení umístily vždy nahoře. Hotovo? Paráda!

Rozhodovací diagram, který vám pomůže doručené emaily zvládnout s noblesou

Teď se tedy můžeme pustit do samotného systému správy doručených emailů. Jsem přesvědčený, že vizuální znázornění procesu v diagramu níže bohatě převýší veškeré mé snahy o popis: 

diagram doručené emaily

Znázorněný systém dokáže elegantním způsobem roztřídit vaše doručené emaily a stanovit jim příslušné následující kroky. Vaším jediným úkolem je nyní udržovat celý systém aktuální a nenechat si složku doručené pošty znovu zanést tunou hloupostí. Důležité je také rozmyslet si, kdy budete jednotlivé zprávy ze složky @AKCE vyřizovat a také jak často budete kontrolovat vámi delegované úkoly ve složce @ČEKÁM.

Závěrem

Osobně tento systém používám roky a jsem z něho stále nadšený. Podobně nadšení jsou i lidé, kterým jsem o něm řekl. Nyní ho znáte i vy! Vyzkoušejte ho a skoncujte s chaosem, který často vládne v naší doručené poště před jeho zavedením. Jsem si jistý, že vám v dlouhodobém horizontu dokáže ušetřit mnoho času a energie.