Ondřej Šams

Práce z domova – jak efektivně uzpůsobit pracovní prostředí

Vzhledem k tomu, že aktuální situace nutí většinu z nás pracovat z domova, je ideální příležitost rozebrat si toto téma trochu více do hloubky.  Tento první článek je součástí trojdílné série, kde se zaměřuji na to, jak co nejefektivněji pracovat z domova. Osobně mám zkušenosti s prací jak v „klasické kanceláři“, tak i z domova. Proto si uvědomuji jaké benefity, ale i možné challenge tento způsob práce obnáší.

Pokud tento článek čtete v době, kdy je COVID19 již minulostí, doporučuji číst dále. Zkušenosti, tipy a doporučení, které s vámi na následujících řádcích sdílím jsou nadčasové a troufám si tvrdit, že se dají napasovat do většiny situací. Mým cílem je poskytnout vám arsenál praktických rad, který práci z domova co nejvíce usnadní.

Světlé a stinné stránky práce z domova

Práce z domova má mnoho výhod. Nejvýraznější z nich je pravděpodobně svoboda. Svoboda pracovat kde chci, kdy chci a jak chci. Jsem architektem svého života, žádní šéfové mi do práce nemohou mluvit. Každá mince má však dvě strany. V tomto případě jsou těmi méně příjemnými skutečnostmi osobní výzvy typu vlastního pracovního rozvrhu a jeho následného dodržování, stanovení priorit, plná zodpovědnost za odvedenou práci, sebemotivace nebo odolání okolním pokušením a rozptýlením. Osobně zastávám názor, že ani zmíněná negativa nedokáží převážit svobodu a kontrolu, kterou vám práce z domova dokáže poskytnout.

Tento článek je první část trojdílné série, jejíž smyslem je provést vás procesem tvorby funkčního pracovního systému z domova. V prvním díle se budeme zabývat nastavením efektivního prostředí, které pracuje pro vás a ne proti vám. V následujících dílech se zaměřím na správné plánování dne a také vám představím několik účinných tipů, jak se dokázat na práci vedenou z domova plně soustředit.

Nastav si své pracovní místo

Pracovní prostředí má velký vliv na kvalitu odvedené práce (nejen práce z domova). Srdcem tohoto ekosystému je naše pracovní místo. Jeho chytré a správné uspořádání dokáže významně pomoci naší hlavě  při přechodu do stavu flow¹. Ve flow jsme ponořeni do hluboké a soustředěné práce a produkujeme to nejlepší, co v nás je. Šikovně zorganizované pracovní místo také pomáhá mozku s šetřením kognitivní energie. Je to v podstatě ten samý stav duševního klidu, který zažíváme poté, co si uklidíte byt.

K teoretickému úvodu je to vše, pojďme rovnou na to nejžádanější – praktické tipy.

Žijeme v digitálním věku, kde se naše fungování prolíná ve dvou rovinách – na fyzické a virtuální. V praktických tipech zmíním vychytávky pro oba tyto propojené světy práce.

1. Fyzické pracovní místo – vaše základna práce z domova

Vše po ruce

Jednou z nejotravnějších věcí při práci je hledání zaštrachaných pomůcek. Člověka to ruší z flow a zcela vyvádí z koncentrace na daný úkol. Moje doporučení – vše, co používáte na denní bázi mějte na dosah ruky (tzn. že se v ideálním případě nemusíte ani zvedat židle). Zní to jako banalita, ale věřte mi, že vám to usnadní život. Tip: navrtejte si nad pracovní stůl poličku, kde můžete shromažďovat pracovní materiály a pomůcky. Ušetří vám to spoustu místa na desce stolu.

Důraz na jednoduchost a funkčnost

Na první pohled se může zdát, že je toto doporučení v rozporu s předchozím. Připouštím, že zde dochází k určitému vzájemnému napětí, to je však spíše ku prospěchu věci. Např. na stole nebudu mít 10 propisek, ale jednu nebo v šuplících u pracovního stolu budu mít jen materiály k rozpracovaným projektům a nehromadím tam všechno. Zkuste si vizualizovat ten rozdíl.

Vzdušné pracovní prostředí podpoří vaší kreativitu a sníží napětí (nemáte pocit, že se na vás valí kvantum fyzických věcí, které jsou kolem). Věřte mi, že na takovém místě bude radost trávit své pracovní dny.

Přihlaste se k odběru novinek:

Pečlivě rozmyšlený obsah. Žádný spam.
Odběrem souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

Jen jeden účel

Vaše pracovní místo by mělo být určené k práci. Jen a pouze k práci. Považoval jsem toto pravidlo za nesmysl, dokud jsem jej sám nevyzkoušel. Při práci z domova vám hrozí dvě pasti. Jednak že se „kanceláří“ stane celý váš domov (tzn. v podstatě nikdy neopustíte práci). Druhak, že celý byt je místem relaxace a odpočinku (tzn. donutit se k práci je skoro nemožné). Vyhrazené pracovní místo s jedním konkrétním účelem – pracovat, vám poskytne rovnováhu mezi prací a odpočinkem. Víte, kdy jste v práci a kdy ne.

Izolace okolí

Toto je obecné pravidlo nejen pro práci z domova. Izolovat se od svého okolí, soustředěně pracovat a tvořit hodnotné výstupy je podstata produktivity.

Podle toho, jak je člověk v této oblasti trénovaný, dokáže strávit hlubokou prací koncentrovanou na úkol 0,5 – 4 hodiny. Osobně mi funguje následující systém. V pracovní dny si vyhrazuji první dvě hodiny na nerušenou soustředěnou práci. Tento čas se snažím využívat na  100 %. Vím, že během něj jsem schopný významně posunout úkol směrem k jeho dokončení. V dalších hodinách jsem již  více k dispozici pro další méně náročné věci, snažím se soustředit, ale už to není kompletní odříznutí se od světa. Zmíním ještě obecné tipy, jak se oddělit pro práci:

  • Najděte si ve svém rozvrhu omezený čas, který věnujete nerušené práci.
  • Mějte svůj pracovní prostor – ideálně vlastní pracovnu. Pokud vám ji prostor doma neumožní, tak alespoň vlastní pracovní stůl.
  • Nastavte si pravidla s dalšími členy domácnosti a dobře je vykomunikujte, ať ostatní vědí, kdy vás mohou rušit a kdy ne.
  • Pořiďte si náhlavní sluchátka (ideálně s aktivním potlačováním okolního hluku), díky kterým se budete moci kdykoli zavřít do svého „tunelu“, kde vás nikdo neruší.

Hackování pracovního místa

Mám pro vás navíc ještě několik užitečných hacků fyzického pracovního místa.

  • Investujte do kvalitního vybavení

V některých případech je sice fajn používat nejlevnější varianty produktů, které splní svůj účel, ale při výběru vašich pracovních pomůcek doporučuji trochu zainvestovat. Nejenže bude zaručena jejich dlouhodobá kvalita a funkčnost, ale také je jejich používání radost. Osobně pracuji s technologiemi Apple. Jedním ze zásadních důvodů, proč používám právě Apple produkty je, že díky nim více pociťuji radost při tvoření. Spojení designu, funkčnosti a jejich filosofie „Think different“ ke mně prostě promlouvá.

Najděte si značky, které budou rezonovat s vámi osobně a zainvestujte do jejich produktů. Přeci jenom jsou to pracovní nástroje, které vám vydělávají na chleba, tak proč byste se měli trápit s něčím co nefunguje a neradi to používáte?

  • Převlékněte se do pracovního

Zní to úsměvně a asi to i úsměvné je, ale funguje to. Zkrátka vyhraďte si specifické oblečení, do kterého se převléknete v moment, kdy se rozhodnete pracovat a odložíte jej, když jste se svou prací hotovi. Náš mozek si změnu ošacení spojí se signálem jde se pracovat/jde se dělat jiná činnost.

  • Skryjte rozptylující věci

Zjistil jsem, že mi soustředění při práci obecně hatí můj iPhone (položený vedle mě na stole). Zároveň jsem ale přišel na jednoduché řešení, jak tento problém vyřešit. Mobil udělám prostě neviditelným – zavřu ho do šuplíku. Rázem zmizí většina pokušení. Přestávám jej podvědomě brát do rukou, abych si odpočinul od pracovní dřiny, ale místo toho jsem úkoly schopný vyřešit s větší rychlostí a efektivitou. Zároveň na něm mám vypnuté notifikace, stejně jako na počítači. Při práci jsem poté druhým nejdostupnější přes telefonní hovory. Zprávy a emaily kontroluji jen ve stanovených časových rozestupech.

  • Druhý monitor

Sekundární monitor dokáže zvýšit produktivitu práce na nepoznanou úroveň. Doporučuji vám zvážit tuto investici. Pokud máte tablet, můžete použít jako druhou obrazovku právě toto zařízení.

2. Virtuální pracovní místo – váš mozek práce z domova

Archivační systém

Udělejte si ve svých souborech systém. Těch pár sekund “mentální námahy” při jejich uložení na správné místo, stojí za jejich pozdější jednoduché nalezení. Věci, které si chcete nechat – uložte, ostatní smažte. Také doporučuji udržovat plochu (desktop) na počítači úplně čistou – bez jakýchkoliv ikon. Mozek díky tomu nemusí při každém otevření počítače podvědomě zpracovávat tunu informací, ale může se soustředit jen na tu jednu, kterou chcete dělat.

Bez vyrušování

Jak už jsem dříve zmínil – vypněte si notifikace. Funkčním řešením je po dobu práce aktivovat režim nerušit (s tím, že povolíte hovory od určitých telefonních čísel). Pokud jste to ještě neudělali, určitě si vypněte upozornění z emailového klienta na počítači.

Uzpůsobené pro soustředěnou práci

Zde máte několik tipů, jak zkrotit technologie pro soustředěnou práci:

  • zablokujte rozptýlení – používejte při práci blokátory rozptylujících webových stránek a aplikací (např. rozšíření do Chromu Block Site, Screen Time a SelfControl na Macu, aplikace Forest na mobilu apod.) nebo si na počítači vytvořte druhý uživatelský profil jen na práci, ve kterém nebudete mít přístup k rozptylujícím aplikacím a hrám,
  • měřte si svou práci – měření odpracovaného času na jednotlivých úkolech je skvělým pomocníkem při přepnutí do work modu (spouštím timer tzn. teď pracuji), zároveň je to skvělý indikátor, který podává přehled o tom, kolik jsme toho opravdu odpracovali (zda náš pocit, že pracujeme hodně či málo má reálný základ) – osobně zde nedám dopustit na trackovací aplikaci Toggl, která funguje jak na počítači, mobilu, tak i ve webovém prohlížeči.

 

Na pracovním místě trávíme značnou část svého týdne. Investujme proto naší energii, čas a úsilí pro vytvoření prostoru, kde se nám bude dobře žít a dobře pracovat.

Pracovní prostředí nabývá o to větší důležitosti, pokud pracujeme z domova. U práce z domova se důkladně zaměřme na fyzické i virtuální pracovní místo a vytvořme atmosféru, kde bude vládnout balanc mezi pracovními a osobními záležitostmi.


POZNÁMKY

  1. Flow je duševní stav, při kterém jsme ponořeni do určité činnosti tak, že nic jiného se nám nezdá důležité, okamžik, kdy se naše tělo nebo mysl vzepne k hranicím svých možností ve vědomé snaze dosáhnout něčeho obtížného, co stojí za to.