Vzhledem k tomu, že aktuální situace nutí většinu z nás pracovat z domova, je ideální příležitost rozebrat si toto téma trochu více do hloubky. Tento první článek je součástí trojdílné série, kde se zaměřuji na to, jak co nejefektivněji pracovat z domova. Osobně mám zkušenosti s prací jak v „klasické kanceláři“, tak i z domova. Proto si uvědomuji jaké benefity, ale i možné challenge tento způsob práce obnáší.
Pokud tento článek čtete v době, kdy je COVID19 již minulostí, doporučuji číst dále. Zkušenosti, tipy a doporučení, které s vámi na následujících řádcích sdílím jsou nadčasové a troufám si tvrdit, že se dají napasovat do většiny situací. Mým cílem je poskytnout vám arsenál praktických rad, který práci z domova co nejvíce usnadní.
Práce z domova má mnoho výhod. Nejvýraznější z nich je pravděpodobně svoboda. Svoboda pracovat kde chci, kdy chci a jak chci. Jsem architektem svého života, žádní šéfové mi do práce nemohou mluvit. Každá mince má však dvě strany. V tomto případě jsou těmi méně příjemnými skutečnostmi osobní výzvy typu vlastního pracovního rozvrhu a jeho následného dodržování, stanovení priorit, plná zodpovědnost za odvedenou práci, sebemotivace nebo odolání okolním pokušením a rozptýlením. Osobně zastávám názor, že ani zmíněná negativa nedokáží převážit svobodu a kontrolu, kterou vám práce z domova dokáže poskytnout.
Tento článek je první část trojdílné série, jejíž smyslem je provést vás procesem tvorby funkčního pracovního systému z domova. V prvním díle se budeme zabývat nastavením efektivního prostředí, které pracuje pro vás a ne proti vám. V následujících dílech se zaměřím na správné plánování dne a také vám představím několik účinných tipů, jak se dokázat na práci vedenou z domova plně soustředit.
Pracovní prostředí má velký vliv na kvalitu odvedené práce (nejen práce z domova). Srdcem tohoto ekosystému je naše pracovní místo. Jeho chytré a správné uspořádání dokáže významně pomoci naší hlavě při přechodu do stavu flow¹. Ve flow jsme ponořeni do hluboké a soustředěné práce a produkujeme to nejlepší, co v nás je. Šikovně zorganizované pracovní místo také pomáhá mozku s šetřením kognitivní energie. Je to v podstatě ten samý stav duševního klidu, který zažíváme poté, co si uklidíte byt.
K teoretickému úvodu je to vše, pojďme rovnou na to nejžádanější – praktické tipy.
Žijeme v digitálním věku, kde se naše fungování prolíná ve dvou rovinách – na fyzické a virtuální. V praktických tipech zmíním vychytávky pro oba tyto propojené světy práce.
Jednou z nejotravnějších věcí při práci je hledání zaštrachaných pomůcek. Člověka to ruší z flow a zcela vyvádí z koncentrace na daný úkol. Moje doporučení – vše, co používáte na denní bázi mějte na dosah ruky (tzn. že se v ideálním případě nemusíte ani zvedat židle). Zní to jako banalita, ale věřte mi, že vám to usnadní život. Tip: navrtejte si nad pracovní stůl poličku, kde můžete shromažďovat pracovní materiály a pomůcky. Ušetří vám to spoustu místa na desce stolu.
Na první pohled se může zdát, že je toto doporučení v rozporu s předchozím. Připouštím, že zde dochází k určitému vzájemnému napětí, to je však spíše ku prospěchu věci. Např. na stole nebudu mít 10 propisek, ale jednu nebo v šuplících u pracovního stolu budu mít jen materiály k rozpracovaným projektům a nehromadím tam všechno. Zkuste si vizualizovat ten rozdíl.
Vzdušné pracovní prostředí podpoří vaší kreativitu a sníží napětí (nemáte pocit, že se na vás valí kvantum fyzických věcí, které jsou kolem). Věřte mi, že na takovém místě bude radost trávit své pracovní dny.
Vaše pracovní místo by mělo být určené k práci. Jen a pouze k práci. Považoval jsem toto pravidlo za nesmysl, dokud jsem jej sám nevyzkoušel. Při práci z domova vám hrozí dvě pasti. Jednak že se „kanceláří“ stane celý váš domov (tzn. v podstatě nikdy neopustíte práci). Druhak, že celý byt je místem relaxace a odpočinku (tzn. donutit se k práci je skoro nemožné). Vyhrazené pracovní místo s jedním konkrétním účelem – pracovat, vám poskytne rovnováhu mezi prací a odpočinkem. Víte, kdy jste v práci a kdy ne.
Toto je obecné pravidlo nejen pro práci z domova. Izolovat se od svého okolí, soustředěně pracovat a tvořit hodnotné výstupy je podstata produktivity.
Podle toho, jak je člověk v této oblasti trénovaný, dokáže strávit hlubokou prací koncentrovanou na úkol 0,5 – 4 hodiny. Osobně mi funguje následující systém. V pracovní dny si vyhrazuji první dvě hodiny na nerušenou soustředěnou práci. Tento čas se snažím využívat na 100 %. Vím, že během něj jsem schopný významně posunout úkol směrem k jeho dokončení. V dalších hodinách jsem již více k dispozici pro další méně náročné věci, snažím se soustředit, ale už to není kompletní odříznutí se od světa. Zmíním ještě obecné tipy, jak se oddělit pro práci:
Mám pro vás navíc ještě několik užitečných hacků fyzického pracovního místa.
V některých případech je sice fajn používat nejlevnější varianty produktů, které splní svůj účel, ale při výběru vašich pracovních pomůcek doporučuji trochu zainvestovat. Nejenže bude zaručena jejich dlouhodobá kvalita a funkčnost, ale také je jejich používání radost. Osobně pracuji s technologiemi Apple. Jedním ze zásadních důvodů, proč používám právě Apple produkty je, že díky nim více pociťuji radost při tvoření. Spojení designu, funkčnosti a jejich filosofie „Think different“ ke mně prostě promlouvá.
Najděte si značky, které budou rezonovat s vámi osobně a zainvestujte do jejich produktů. Přeci jenom jsou to pracovní nástroje, které vám vydělávají na chleba, tak proč byste se měli trápit s něčím co nefunguje a neradi to používáte?
Zní to úsměvně a asi to i úsměvné je, ale funguje to. Zkrátka vyhraďte si specifické oblečení, do kterého se převléknete v moment, kdy se rozhodnete pracovat a odložíte jej, když jste se svou prací hotovi. Náš mozek si změnu ošacení spojí se signálem jde se pracovat/jde se dělat jiná činnost.
Zjistil jsem, že mi soustředění při práci obecně hatí můj iPhone (položený vedle mě na stole). Zároveň jsem ale přišel na jednoduché řešení, jak tento problém vyřešit. Mobil udělám prostě neviditelným – zavřu ho do šuplíku. Rázem zmizí většina pokušení. Přestávám jej podvědomě brát do rukou, abych si odpočinul od pracovní dřiny, ale místo toho jsem úkoly schopný vyřešit s větší rychlostí a efektivitou. Zároveň na něm mám vypnuté notifikace, stejně jako na počítači. Při práci jsem poté druhým nejdostupnější přes telefonní hovory. Zprávy a emaily kontroluji jen ve stanovených časových rozestupech.
Sekundární monitor dokáže zvýšit produktivitu práce na nepoznanou úroveň. Doporučuji vám zvážit tuto investici. Pokud máte tablet, můžete použít jako druhou obrazovku právě toto zařízení.
Udělejte si ve svých souborech systém. Těch pár sekund “mentální námahy” při jejich uložení na správné místo, stojí za jejich pozdější jednoduché nalezení. Věci, které si chcete nechat – uložte, ostatní smažte. Také doporučuji udržovat plochu (desktop) na počítači úplně čistou – bez jakýchkoliv ikon. Mozek díky tomu nemusí při každém otevření počítače podvědomě zpracovávat tunu informací, ale může se soustředit jen na tu jednu, kterou chcete dělat.
Jak už jsem dříve zmínil – vypněte si notifikace. Funkčním řešením je po dobu práce aktivovat režim nerušit (s tím, že povolíte hovory od určitých telefonních čísel). Pokud jste to ještě neudělali, určitě si vypněte upozornění z emailového klienta na počítači.
Zde máte několik tipů, jak zkrotit technologie pro soustředěnou práci:
Na pracovním místě trávíme značnou část svého týdne. Investujme proto naší energii, čas a úsilí pro vytvoření prostoru, kde se nám bude dobře žít a dobře pracovat.
Pracovní prostředí nabývá o to větší důležitosti, pokud pracujeme z domova. U práce z domova se důkladně zaměřme na fyzické i virtuální pracovní místo a vytvořme atmosféru, kde bude vládnout balanc mezi pracovními a osobními záležitostmi.
Chcete inspiraci pro váš osobní rozvoj?
Já už jsem přečetl stohy knih a zkusil spoustu slepých uliček. Objevil jsem ale také pár pokladů. 💎
Rád se s vámi o to nejlepší podělím v mém newsletteru.
Přihlaste se zdarma k odběru:
