Ondřej Šams

Jak si naplánovat den a vše stihnout

Plánování dne neberu jako způsob omezování osobní svobody (tohle dělej a tohle zase ne a opovaž se to nedodržet!). Naopak. Pokud se moudře zamyslíme nad otázkou, jak si naplánovat den, můžeme nalézt ideální nástroj pro co nejefektivnější využití našeho času a energie. Díky správnému rozvrhu dokáže být naše práce mnohem produktivnější a kreativnější.

Plánování je nástroj, který dokáže do reálného života promítnout naše priority a vytvořit prostor pro větší flexibilitu.

Věřím, že vám tento článek poskytne dostatek cenných informací a pomůže vám vyvarovat se běžnému, avšak nešťastnému přístupu k práci (tzn., že od rána je člověk ponořen ve vřavě „neodkladných” povinností, celý den pracuje bez přestávky a večer padá vyčerpaný do postele z celodenního hašení neplánovaných „ohňů na střeše“).


Poslechněte si článek jako podcast (Spotify | Apple Podcasts | Google Podcasts):


Koncipování článku

Plánování se odehrává na různých úrovních – např. celoživotní poslání, cíle různých časových horizontů (kde chci být za 5, 10 let) apod. V tomto článku bych se zaměřil na nejnižší horizonty – tedy týdenní a denní plánování. V rámci týdenního plánování zběžně zmíním pár důležitých tipů. Denní plánování rozebereme maličko podrobněji, jelikož ovlivňuje naše fungování tím nejočividnějším způsobem a má přímý dopad na to, jak náš den bude vypadat.

Jak si naplánovat týden? Vyšší horizont plánování vašich dnů.

Týdenní plánování si můžete představit jakou malou rozhlednu nad farmou. Jednou týdně na ni náš pan farmář vyšplhá, aby mohl z větší perspektivy zkontrolovat, zda se záhony zelenají a vše je obděláváno, tak jak má. Stejně tak bycho měli i my jednou týdně vylézt na svou pomyslnou rozhlednu a z výšky (z ptačí perspektivy) zkontrolovat vše, co se v našem životě aktuálně děje.

V rámci týdenního hodnocení¹ (plánování) je klíčové provést následující kroky:

Krok 1

Vyčistit si hlavu od všech povinností a úkolů, které v ní nosíme. Zapsat si je do důvěryhodného systému (zápisník, aplikace pro správu úkolů,…), aby všechny byly na jednou místě a naše hlava nefungovala jako zadřený motor.

Krok 2

Projít kalendář a zkontrolovat, zda jsme splnili to, co jsme měli v uplynulém týdnu naplánované. Společně s tím se podívat na to, co nás čeká v následujícím týdnu resp. měsíci a podle toho si naplánovat akční kroky, které musíme v příštím týdnu bezpodmínečně realizovat.

Krok 3

Zkontrolovat seznam projektů a úkolů v důvěryhodném systému. Odškrtnout si hotové věci a ty nejdůležitější nehotové naplánovat do dalšího týdne.

Díky týdennímu hodnocení je jednoduché získat přehled nad všemi řešenými projekty a nadcházejícími událostmi. Člověk se již nemusí stresovat z neuspořádané a neuchopitelné hromady věcí, kterou musí udělat. Místo toho si tuto pomyslnou hromadu rozloží na konkrétní činnosti, které si naplánuje na konkrétní časy v budoucím týdnu.

„Nikdy nemůžete provést celý projekt, jen jeho další krok.“ – D. Allen

Jak si naplánovat den? Konkretizujte při denním plánování!

Denní plánování plynule navazuje na týdenní. Na základě týdenního plánování již máme naplánovaný hrubý obrázek toho, jak budou jednotlivé dny v následujícím týdnu vypadat. Musíme však počítat s tím, že do života vstupují různé vlivy a je často potřebné naplánovaný rozvrh maličko učesat. Osobně doporučuji vyhradit si cca 5 minut v rámci vaší ranní rutiny a na počátku každého nového dne si upravit denní rozvrh do proveditelné podoby.

Možná namítnete, že vám v průběhu dne do života skáčou urgentní záležitosti, které musí být splněny a díky tomu se naplánovaný denní rozvrh kompletně rozsype. V tomto případě je dobré položit si otázku, zda tyto neodkladné záležitosti nejsou jen důsledkem špatné správy našich úkolů a zda jsou opravdu tak extrémně neodkladné, že musí být vyřízeny okamžitě. Pokud tyto úkoly opravdu „hoří“, udělejte je hned, ale zároveň se zamyslete, zda by se příště těmto situacím dalo nějakým způsobem vyhnout.

Váš denní rozvrh nemá být vězením, do kterého se každé ráno zamknete a už z něj nemůžete utéct. Naopak má sloužit jako nástroj, který pomáhá uvádět do života činnosti, které považujete za prioritní.

Pomyslným mistrovstvím v disciplíně denního plánování je nalezení balancu mezi statickou složkou (rozvrhem) a dynamickou složkou (nové příležitosti a neplánované podněty). Zároveň je velmi důležité myslet i na to, že den není jenom práce.

Čas se vyplatí vyhradit zejména na tyto činnosti:

  1. kdy pracuji,
  2. kdy mám přestávky,
  3. kdy končím s prací,
  4. kdy se věnuji osobním a rodinným záležitostem,
  5. kdy odpočívám.

Plnohodnotný zdravý denní rozvrh dává prostor k budování vašeho duševního, duchovního i fyzického já. Zároveň napomáhá k budování vztahů s ostatními.

Přihlaste se k odběru novinek:

Pečlivě rozmyšlený obsah. Žádný spam.
Odběrem souhlasíte se zpracováním osobních údajů.

3 hlavní úkoly pro každý den

Z vlastní zkušenosti vím, že při denním plánování je dobré fyzicky si vypsat 3 hlavní úkoly dne (i když toho plánujete udělat mnohem více). Důležité je, abyste je měli celý den na očích. Jde o ty nejdůležitější věci, které chcete ten den udělat. V rámci této trojice se může jednat např. o vysoce prioritní povinnosti (jako vyzvednout blízkého z nemocnice či zpracovat důležitý úkol od šéfa) nebo úkoly vycházející z oblastí, ve kterých se toužíte rozvíjet (napíšu 500 slov nového článku, odběhám 60 minut intenzivního tréninku).

Tipy jak si naplánovat den:

  1. Zjednodušujte
  2. Vyhraďte si čas
  3. First things first
  4. Buďte svými trenéry, ne dozorci
  5. Automatizujte
  6. Nechte si to připomenout

Pojďme se podívat na jednotlivé tipy, jak si naplánovat den maličko podrobněji:

Zjednodušujte

Pokud jsou hlavní úkoly příliš velké a složité, je určitě dobré je rozsekat na menší podúkoly a těmi se postupně zabývat.

Vyhraďte si čas

Na jednotlivé hlavní úkoly dne si vyhraďte stanovené časové bloky v kalendáři (např. od 10 do 12h píši seminární práci). Významně to pomáhá s prokrastinací, jelikož víte co a kdy máte dělat. Každý víme, že práce z domova je kamarádem prokrastinace, narušte jejich nerozlučné přátelství vyhrazeným časem na práci.

First things first

Začněte s tím nejtěžším a nejdůležitějším úkolem. Je to logické – v situaci, kdy máte nejvíce síly a energie bude jeho zpracování významně snazší a reálnější než dělání ho později.

Buďte svými trenéry, ne dozorci

Nelynčujte se, pokud naplánované úkoly 100 % nezvládnete. Důležitý je konstantní pokrok, ne dokonalost. Jeden z mých oblíbených citátů říká:

„Je lepší být konstatně dobrý, než výjimečně skvělý.“

Dávejte si přestávky

Není nic horšího, než se několik hodin v kuse trápit nad úkolem, následně se na úkol a celý svět naštvat a zbytek dne promrhat nicneděláním. To vše jen proto, že si člověk nebyl schopen dát pauzu, při které by získal odstup a nadhled (mluvím převážně z vlastní zkušenosti). V rámci přestávek dělejte něco úplně jiného. Mně se velmi osvědčily činnosti jako jít na desetiminutovou procházku kolem bloku, uvařit si čaj, dát si sérii kliků apod. Velmi mi také prospívá, pokud se o přestávce nedívám znovu do obrazovky.

Automatizujte

Automatizujte, co se automatizovat v denním rozvrhu dá. Osobně mám v aplikaci kalendáře nastavené automatické opakování pro co nejvíce pravidelných činností (např. nedělní bohoslužba, pravidelné běžecké tréninky apod.). Ušetří vám to spoustu času při tvorbě budoucích rozvrhů.

Nechte si to připomenout

Velmi dobře mi v průběhu dne funguje systém upozorňování. Upozornění chodí z aplikace kalendáře pro důležité nadcházející činnosti. Mám nastaveno, aby mi 5 minut před započetím nové naplánované činnosti přišla notifikace a já se tak mohl začít pomalu přepínat z jedné věci na druhou. Zároveň jsou notifikace skvělým způsobem, jak se vyvarovat toho, aby člověk nestrávil celý den jen na jedné věci (ať už je to práce či odpočinek). Pokud bych vypíchnul jednu věc, na kterou si nastavit upozornění, bude to konec pracovního dne. Důsledně oddělit čas, kdy pracuji a kdy ne, je fundamentem dlouhodobě fungujícího work-life balancu.


Plánování života je extrémně obsáhlé téma. Snažil jsem se pro vás vydestilovat důležité a funkční prvky, které se mi osvědčily. Věřím, že jste alespoň v některém z uvedených tipů nalezli inspiraci pro své vlastní plánování.

Každý týden zhodnoťte, jak jste na tom se svými projekty. Projekty uveďte do života v konkrétním denním plánu. Vstupujte do nových dní s rozmyslem. Mějte kontrolu nad svými činy.


POZNÁMKY

  1. Týdenní hodnocení je princip popsaný v knize Getting Things Done (GTD) od Davida Allena. GTD je robustní systém pro správu úkolů – od vyvenčení psa po výpravu na Mars. Sám GTD používám a jeho principy se promítají ve většině mých článků. Pokud byste měli zájem a odvahu (prvotní uvedení systému do života dá hodně práce) GTD vyzkoušet, přečtěte si knihu Mít vše hotovo (Getting Things Done).
  2. Článek je součástí série, ve které se zaměřuji na to, jak co nejefektivněji pracovat (nejen) z domova. Doporučuji si pročíst také, jak si co nejlépe uspořádat své pracovní místo nebo jak se na práci soustředit