JAK SI USPOŘÁDAT ŽIVOT a dělat to nejdůležitější BEZ STRESU

Snažíte se zjistit, jak si uspořádat život? Zkoušeli jste už všechno možné, ale stále vám připadá, že se točíte v kruhu? Chcete zefektivnit své dosavadní plánování času? Tento článek vám poskytne několik velmi užitečných tipů a principů, které vám k efektivnějšímu a uspořádanějšímu životu pomohou. Jako bonus vám také pomohou snížit stres a zpravidelní pocity z dobře odvedené práce.

Osobně každodenně bojuji s výzvou, jak si uspořádat život a pokud budu upřímný, často v tom selhávám. Nikdo není dokonalý, každý má své silné a slabé stránky, lepší a horší dny. Výzvou pro každého z nás však zůstává, zda dokážeme světu přinést to nejlepší, co v nás je. Z osobní zkušenosti mohu dosvědčit, že informace na následujících řádcích mi v naplňování tohoto náročného, ale ušlechtilého cíle hodně pomohly. Věřím, že pomohou i vám a ukáží cestu, jak si dobře uspořádat život.

Nechce se vám číst? Poslechněte si tento článek v audio verzi na:

Spotify | Apple Podcasts | Google Podcasts

Úvod

Tento článek shrnuje to nejdůležitější z 3. návyku knihy „7 návyků skutečně efektivních lidí“ od Stephena Coveyho, knihy, která se zabývá otázkou, jak si efektivně uspořádat život.

V předešlých článcích jsem popsal první návyk „Buďte proaktivní“, druhý návyk „Začínejte s myšlenkou na konec“ a nyní se konečně dostávám k mému oblíbenému třetímu návyku s názvem „To nejdůležitější dávejte na první místo“.

Proč oblíbenému? Protože jsem praktik a rád věci uvádím do života. A přesně o tom tento návyk je – o metodách, postupech, tipech a tricích, které vám pomohou s efektivním uspořádáním života.

Má to ale jeden háček. Nemůžeme předchozí dva návyky jen tak ignorovat. Proaktivita a začínání s myšlenkou na konec jsou totiž pilíře, bez kterých se třetí návyk po čase bortí jako domeček z karet.

Pokud vzájemnou provázanost mezi návyky převedeme do počítačové mluvy, pak návyk 1 říká „jste tvůrce programu“, návyk 2 „napište program“ a návyk 3 „spusťte program“.

Pakliže tedy ještě nejste seznámeni s prvními dvěma návyky, upřímně doporučuji nejprve začít jimi a teprve pak se vrátit k tomuto článku. Slibuji vám, že se vám investovaný čas mnohonásobně vrátí.

Třetí návyk nás učí, jak si uspořádat život

O čem tedy třetí návyk je?

Jak už jeho název napovídá, tento návyk je o umění prioritizace. Jak bychom si také chtěli uspořádat život bez prioritizace?

Efektivní sebeřízení znamená to nejdůležitější dávat na první místo. To, jak využíváme čas, je totiž výsledkem toho, jak vnímáme svůj čas a své priority.

Úspěšní lidé mají ve zvyku dělat věci, které neúspěšní dělají neradi. Neznamená to, že by je dělali rádi. Dokáží ale svou nechuť podřídit svému záměru. Jejich sebeřízení je prodchnuto sebekontrolou, disciplínou a praktickou realizací důležitých věcí, kterým věří a ve kterých vidí smysl.

Proč aplikovat a jaké jsou výhody uspořádání života dle priorit

Možná si říkáte, že nějaké prioritizování vám život nijak zásadně uspořádat nepomůže. Máte pravdu, ale jen částečně.

Pokud bychom zůstali jen u priorit, moc efektivně bychom si život neuspořádali. My ale půjdeme dále a myšlenku nastavování priorit dotáhneme až do praktických kroků navázaných na osobní vizi, životní role i dlouhodobé cíle. V diáři se pak projeví jako životodárné prvky, které dodají našemu životu řád, smysl a potřebnou šťávu.

To nejdůležitější dávejte na první místo je návyk, který nám v konečném důsledku:

Zvýší produktivitu
Zlepší kvalitu naší práce
Pomůže uspořádat život
Pomůže s prevencí problémů
Zlepší vztahy a sebeřízení

Matice priorit

Rád bych vám nyní v několika větách představil zásadní prvek tohoto článku – matici priorit.

Bez jejího pochopení se nikdy k lepšímu sebeřízení nepropracujeme. Tato matice nám dává jasnou odpověď na to, jak si uspořádat život, tak abychom se, pokud možno, zaměřovali většinu času na to nejdůležitější.

Tato matice vychází z představy, že svůj čas v zásadě využíváme jedním ze 4 způsobů:

jak si uspořádat život - matice priorit Stephen Covey

Jak jste si mohli všimnout, matice priorit uvažuje se dvěma hlavními faktory, které definují naše činnosti – naléhavostí a důležitostí.

Naléhavost

Naléhavé je to, co vyžaduje naší okamžitou pozornost. Naléhavý úkol se velmi hlasitě dožaduje naší okamžité pozornosti a jednání. Dobrým příkladem naléhavé věci může být zvonící telefon nebo cinkající notifikace.

Naléhavé záležitosti obvykle bývají dobře na očích a jejich „hašení“ bývá nenáročné a naplňuje nás dobrým pocitem z toho, že děláme něco produktivního. Avšak až příliš často jsou tyto urgentní záležitosti nedůležité!

Důležitost

Důležitost se týká výsledků. Důležitou věc můžeme popsat jako něco, co nám pomáhá realizovat naše poslání, hodnoty a zásadní životní nebo pracovní cíle. Na naléhavé úkoly přirozeně reagujeme, kdežto u důležitých úkolů často musíme jednat z vlastní iniciativy. Pěkná řádka důležitých věcí se zkrátka bez naší vědomě investované energie nestane realitou.

Díky návyku 2 „Začínejte s myšlenkou na konec“ máme definováno, co je pro nás v životě podstatné. Tato pomyslná severka života nám pak pomáhá udržet správný směr v dlouhodobé realizaci důležitých věcí.

Bez její absence totiž nastává problém. Je až s podivem, jak snadno se člověk zaměří jen na to, co je naléhavé, ale nedůležité.

Výsledky plynoucí z jednotlivých kvadrantů

Pojďme se nyní podívat jaké výsledky můžeme očekávat, pokud svůj život zaměříme na dělání věcí v jednotlivých kvadrantech. Vezmu to od toho nejhoršího případu k nejlepšímu:

Kvadrant IV (nenaléhavé a nedůležité)

- Neschopnost produktivní práce
- Neschopnost udržení pracovního místa
- Závislost na druhých
- Nezodpovědnost

Kvadrant III (naléhavé a nedůležité)

- Krátkodobé uvažování
- Nestálost
- Bezcílnost
- Pocit bezmoci a oběti
- Krizový management

Kvadrant I (naléhavé + důležité)

- Vystresovanost
- Vyčerpanost
- Krizový management
- Neustálé hašení krizí

Kvadrant II (nenaléhavé + důležité)

- Poslání, vize, perspektiva
- Vyváženost života
- Sebedisciplina
- Kontrola nad životem
- Minimum krizí

Jak si uspořádat život prakticky

Teorii máme za sebou. Pojďme na praxi. Začněme otázkou:

Která věc, kterou neděláte, by významně, pozitivně změnila váš život, kdybyste ji dělali?

Prosím, skutečně se zde zastavte a odpovězte si.

I když nejsem jasnovidec, předpokládám, že s nejvyšší pravděpodobností se vaše odpověď týká něčeho z kvadrantu II, protože právě činnosti, které jsou v tomto kvadrantu mají takové důsledky.

Tím se také dostáváme k praktické aplikaci, jak si uspořádat život. Je to jednoduché, ale zároveň nesmírně těžké – uspořádejte si svůj život tak, abyste se během dne co nejvíce zaměřovali na nenaléhavé, ale důležité věci z kvadrantu II.

Jak ale na to?

Klíčem k úspěchu není stanovit priority toho, co máme v pracovním plánu. Klíčem k úspěchu je naplánovat činnosti, kterou jsou pro nás prioritní.

Tipy a principy, jak si uspořádat život pro kvadrant II

Klíčem k úspěchu života v kvadrantu II je plánovat si činnosti, které jsou pro nás prioritní. Zaměřovat se na to důležité, ne naléhavé, které křičí a žadoní o naši pozornost.

Už vás slyším, jak říkáte, že jsem idealista a že to, co vám tady předkládám se úplně míjí s realitou, ve které žijete. Ano, připouštím, že to, co zde píši je idealistické. Jen si vzpomeňte, co jsem psal v úvodu – že sám mám s dobrým uspořádáváním života velké problémy.

Snažím se však být realistou, který se nedá odradit cynismem a pracuje na sobě, aby se postupně přibližoval ideálu. Někdy to holt vyjde na jedničku, jindy je to katastrofa. To je život.

Myslím si však, že je pořád lepší svému životu dávat trend směrem k ideálu než svůj čas a život nechat napospas chaosu světa kolem nás.

Kniha Stephena Coveyho se nejmenuje 7 návyků skutečně neefektivních lidí, ale 7 návyků skutečně efektivních lidí. Staví před nás ideál, který nám dává mapu a inspiraci, jak si svůj život postupně uspořádat krok za krokem lépe a lépe.

S touto myšlenkou v paměti bych také přistoupil k jednotlivým praktickým tipům. Berte je jaké pozvání do budoucnosti, kde váš život bude uspořádán lépe, než je dnes.

Od životních rolí až do diáře

V druhém návyku „Začínejte s myšlenkou na konec“ jsme si definovali své osobní poslání – své PROČ. Také jsme si v jeho rámci určili životní role a nastínili dlouhodobé cíle. Máme tedy skvělý podklad, na který můžeme v rámci třetího návyku navazovat.

Jestliže hledáme odpověď na otázku, jak si uspořádat život, to nejdůležitější je definovat si to, co je v našem životě nejdůležitější.

Tyto důležité věci by však měly být v přímém vztahu s našimi rolemi. Je to logické, jestliže nejsem otec, nebude mým nejdůležitějším úkolem vychovat dobře své dítě.

Prvním krokem je tedy určit si své role. Může se jednat např. o role typu manažer firmy, matka, student, sportovec, kazatel v církvi apod.

Druhým krokem je navázat na tyto role své cíle. Dlouhodobé cíle již máme definovány z návyku 2, nyní přichází na řadu krátkodobé cíle – to jsou cíle, které bychom chtěli splnit v rámci několika měsíců, týdnů či dnů. Zaměřujte se hlavně na cíle, které spadají do kvadrantu II, tedy jsou důležité, ale nenaléhavé.

Třetím krokem není nic jiného než praktická realizace krátkodobých cílů a důležité, ale nenaléhavé cíle se nesplní, pokud si pro jejich uskutečnění nevyhradíme čas ve svém diáři. Musíme tedy vytvořit časový plán.

Pro časový plán můžeme použít papírový diář nebo kdejakou aplikaci pro správu úkolů. Důležité je však, aby náš systém stále reflektoval výše zmíněné kroky, tedy naše role a dlouhodobé i krátkodobé cíle. Osobně pro správu úkolů používám aplikaci Things 3 a pro správu projektů v práci aplikaci ClickUp. Jako další alternativy mohu doporučit aplikace Todoist a TickTick, vystačíte si však i s papírovým diářem typu DOLLER.

Časový plán je nazýván plánem, protože se logicky musí naplánovat. Jedna z nejhorších věcí, která nám zaručeně nepomůže s efektivním uspořádáním našeho života je chaotické plánování ze dne na den. Denní plánování bez vyšší perspektivy nás automaticky stahuje do hlubin reaktivního jednání, kdy reagujeme pouze na urgentní záležitosti a důležité, ale nenaléhavé věci zůstávají bez povšimnutí.

Jaká je tedy optimální frekvence plánování? Jako lidé jsme zvyklí fungovat v týdenních cyklech, proto pro většinu z nás bude právě týden tou správnou volbou. V rámci týdenního plánování si člověk připomene své poslání, role a je sto si v diáři vyhradit čas na důležité nenaléhavé věci.

Může se jednat o úkoly typu – promluvit si s dcerou o střední škole, na kterou by se ráda šla nebo zpracovat seznam potenciálních zákazníků s vysokým potenciálem budoucího obchodu.

Zásadním je tady slovíčko „vyhradit“. To je také ten největší přínos, který nám třetí návyk dává. Pomáhá nám skutečně „dávat na první místo to nejdůležitější“, ne to nejnaléhavější.

V tom se také skrývá odpověď na to, jak si uspořádat život, abychom cítili méně stresu a větší vnitřní naplnění. Protože, když budeme skutečně dělat důležité věci, poznáme to i na našem vnitřním klidu.

Nezapomeňte si také pro týdenní plánování vyhradit čas v diáři. Provádějte ho ideálně ve stejný čas každý týden. Ke každé roli si napište jednu, dvě důležité věci, které byste rádi v nadcházejícím týdnu realizovali a následně si pro tyto záležitosti vyhraďte v kalendáři čas. Tak jim vědomě vyhradíte pevné místo ve vašem týdenním rozvrhu a razantně zvýšíte šanci, že je také uskutečníte.

Nebát se říci „ne“

Další důležitým krokem k uspořádání života se zaměřením na důležité a nenaléhavé věci je naučit se říkat „ne“ věcem z kvadrantu III (nedůležité a naléhavé) a IV (nedůležité a nenaléhavé).

Očekávejte boj, který se vám však z dlouhodobého hlediska nevyčíslitelně vyplatí.

Každý máme velké pokušení utíkat do kvadrantu III, protože v něm získáváme falešný pocit, že v životě něco produktivního děláme a do kvadrantu IV, protože se zde zkrátka nalézají lákavé věci, které nás svádí k prokrastinaci.

Neříkám – nikdy nedělejte nic z kvadrantu III a IV, jen říkám, že pokud chceme žít život se zaměřením na hodnoty a poslání, musíme investici svého omezeného času do záležitosti v těchto kvadrantech vědomě omezovat.

Naučte se delegovat

Poslední doporučení, které pro vás mám je výzva naučit se delegovat. Delegování je ohromné téma, na které byly napsány stovky knih. Zde bych vás chtěl hlavně povzbudit, abyste se nebáli vstoupit do tajů delegování – na vaše rodinné příslušníky, kolegy nebo přátelé.

Delegování je další úrovní umění, jak si efektivně uspořádat život, jelikož vám rozvazuje ruce pro větší vliv. Výstupy člověka, který umí dobře delegovat se nerovnají jeho vstupům, ale mnohonásobně je předčí.

Dovolte mi ještě v krátkosti zmínit, že existují dva typy delegování.

První typ „udělej“ je v podstatě jen to, že se zbavíte odpovědnosti za nějakou práci, avšak stále druhému stojíte za zády a komandujete jeho / její každý krok. Tento typ delegace nevede k žádným velkým výsledkům.

Druhý typ delegování „správce“ je o něčem zcela jiném. Správce dokáže druhému svěřit plnou zodpovědnost za výsledky, avšak předem také dodá všechny potřebné informace a celistvý obrázek o splnění úkolu. Správce společně s úkolem předává také důvěru. Důvěra je totiž tou nejvyšší formou motivace. Pokud budeme lidem důvěřovat, budou ochotni ze sebe vydat to nejlepší. Chce to ale čas a trpělivost. Výsledky však skutečně budou stát za to.

Závěr + akční kroky, jak si uspořádat den

Blížíme se k závěru. To hlavní, co jsem vám chtěl v tomto článku předat je motivace k tomu, abyste to nejdůležitější dávali na první místo – opravdu to nejdůležitější, ne to, co na vás zrovna nejvíce křičí a dožaduje se vaší pozornosti. V krátkosti jsem vám také nastínil, jak vypadá proces plánování důležitých činností kvadrantu II a vysvětlil, proč byste měli říkat „ne“ činnostem kvadrantu III a IV. Doufám také, že jsem ve vás vzbudil zvědavost ohledně umění delegování.

Teď už je to na vás. Nebojte ale, níže přikládám 2 akční kroky, které můžete udělat právě teď hned a které vám pomohou s tím, jak si uspořádat život se zaměřením na důležité věci kvadrantu II:

Zkuste identifikovat aktivitu spadající do kvadrantu II, kterou jste až dosud odsouvali a zanedbávali. Měla by to být činnost, která by mohla, pokud byste jí dělali dobře, výrazně pozitivně ovlivnit váš osobní nebo pracovní život. Zapište si jí a vnitřně si slibte, že ji budete realizovat.
Načrtněte si matici plánování času a pokuste se zhruba odhadnout, kolik času trávíte v jednotlivých kvadrantech. Jak jste spokojeni s tím, jak vynakládáte svůj čas? Co změnit, abyste mohli trávit více času při důležitých, ale nenaléhavých činnostech kvadrantu II?

Jak si uspořádat život, abyste to nejdůležitější dávali na první místo