Systém přirozeného plánování
V tomto článku vám ukážu, jak si nastavit efektivní plánovací systém, který vám pomůže zvládat úkoly a projekty rychleji a ve vyšší kvalitě.
Stejný systém plánování jsem fakticky použil při přípravě mé diplomové práce na ČVUT, která byla ohodnocena stupněm A a pochvalou děkana.
Systém plánování, který vám v následujících minutách představím na tom měl lví podíl.
Pojďme rovnou na to.
Tento článek si můžete poslechnout také v audio verzi na Spotify & Apple Podcasts
Plánování jako přirozená lidská schopnost
Každý plánujeme. Plánování je vrozenou součástí toho, jak funguje naše myšlení.
Zdaleka ne každý ale při plánování využívá plný potenciál, kterým byl přirozeně obdařen.
Magnet přítomnosti a žádané reality
Bez plánování nemůžeme očekávat uspokojivý výsledek téměř čehokoli.
Neříkám, že plánování přinese vždycky 100% očekávané (plánované) výsledky, ale rozhodně zvýší pravděpodobnost jejich dosažení.
Bez plánování nám hrozí nebezpečí, že se naše životní směřování stane součástí okolního chaosu, produktem náhody anebo produktem plánování někoho jiného.
Plánování je magnet mezi současnou realitou a realitou budoucí, které chceme dosáhnout.
Díky plánování jsme schopni pohnout se z bodu A do bodu B anebo pro to alespoň připravit příznivé podmínky.
Kroky přirozeného plánování
Každý z nás, ať chce anebo nechce, plánuje. Někdy je to vědomá, jindy téměř nevědomá záležitost.
Líbí se mi, jak David Allen dokázal tyto kroky přirozeného plánování vystihnout:
- určení záměru,
- vizualizace výsledků,
- brainstorming,
- uspořádávání výstupů brainstormingu (prioritizace, eliminace, posloupnost),
- akce.
Že vám to zní složitě?
Je to snadné, pojďme si to ukázat na příkladu.
Příklad přirozeného plánování
Představte si, že je perný den, 30 stupňů nad nulou.
Jdete z práce (nebo ze školy) a je vám hrozné horko. Jak se říká, pečete se.
Najednou na protější straně ulice vidíte osobu, která si pochutnává na zmrzlině.
Představa této chladné pochoutky ve vás vzbudí touhu. Pokračujete v chůzi a v hlavě se vám právě vytvořil plán – doma si uděláte banánovou zmrzlinu (určení záměru).
Čím blíže jste svému domovu, tím přesnější jsou vaše představy. Uděláte si plnou mísu banánové zmrzliny, kterou korunujete karamelovou polevou. S hotovou zmrzlinou si pak sednete na balkon a vychutnáte si ji na čerstvém vzduchu (vizualizace výsledků).
Nyní si ale uvědomíte, že vlastně nevíte, jak zmrzlinu vyrobit. Začnete přemýšlet – musím najít dobrý recept, připravit si náčiní, nakoupit chybějící ingredience, … (brainstorming).
Otevíráte dveře domu, stoupáte po schodech a nápady třídíte, prioritizujete a dáváte jim posloupnost – tak nejdřív zavolám mamince, jestli nezná dobrý recept, když ne, tak se kouknu na Google, pak půjdu nakoupit, pak … (uspořádávání vystupů brainstormingu).
Otevíráte dveře svého bytu a již přesně víte, co máte dělat. Přirozeně jste prošli celým procesem plánování. Můžete se vrhnout do první kroku vašeho plánu (akce).
Vidíte? Nic složitého na tom není.
Jak jsem říkal – přirozené plánování není žádný světoborný objev. Každý tímto způsobem plánujeme, často i nevědomky.
Proč se přirozené plánování vyplatí znát do hloubky?
Proč tedy, když jsme si řekli, že toto plánování probíhá přirozeně, ještě něco řeším a píši o tom článek?
Má to svůj zásadní důvod.
To, že jsme si postup přirozeného plánování definovali nahlas nám pomůže vyhnout se dvěma nástrahám:
1. Nevyužívání plného potenciálu přirozeného plánování
To, jak si doma připravíme zmrzlinu často dokážeme naplánovat, jak ze z partesu, ale když nám v práci přistane nový projekt na stole, cítíme se ztraceni.
Proč?
Protože vlastně nevíme, jak efektivně plánovat. Neznáme dynamiku přirozeného plánování a nevíme, jak krok za krokem postupovat.
Když si proces přirozeného plánování názorně vysvětlíme, přesuneme jej z nevědomé sféry do vědomé. Tím získáme mocný nástroj, jak využít potenciálu toho nejlepšího plánovacího softwaru – našeho mozku.
2. Reaktivnímu plánování
Určitě jste to zažili.
V práci máte projekt a s blížícím se deadlinem narůstá i stres.
Najednou je tu termín, práce nehotová a na všechny doléhá tlak „poslední minuty“.
Na řadu přichází reaktivní plánování.
Jak to vypadá?
Akce! Více pracovat, přesčasy, vyhrnout si rukávy, hlavně něco dělat!
Výsledkem je společenství vystresovaných jedinců, kteří přes sebe reálně i virtuálně zakopávají. Byli hozeni do vody a teď musí plavat. Nikdo ale přesně neví, co má konkrétně dělat.
Po čase přijde nějaký chytrák a řekne: „Musíme to zorganizovat!“
Co přesně ale zorganizovat?
Pak přijde další, nažene všechny do zasedačky a řekne: „Je na čase udělat brainstorming!“
Ani po brainstormingu však nepřicházejí uspokojivé výsledky. Šéfové se chytají za hlavu a bědují, jak jsou jejich lidé neschopní.
Přitom stačilo začít prvním krokem přirozeného plánování – určit si záměr, definovat vizi, určit cíl.
Dobře, teď víme, proč se studiu přirozeného plánování vyplatí alespoň trochu času věnovat.
Nebudu to zdržovat, pojďme si rozebrat jednotlivé kroky detailněji.
5 kroků přirozeného plánování
1. Určení záměru
Někdy záměr vyplyne přirozeně (stále byste jej však měli být schopní jasně definovat v jedné větě), jindy je ale potřeba položit si pomocnou otázku:
- Proč to vlastně dělám?
Díky definici jasného záměru jdete (ba přímo běžíte) úspěchu naproti.
Bez přesně definovaného proč, kterému budou všichni zúčastnění rozumět nemůžete očekávat efektivní postup, spolupráci ani kreativitu.
2. Vizualizace výsledků
Už víte, proč danou věc chcete dělat. Nyní si definujte, co má být konečný výsledek?
Poté, co si definujete přesný výsledek (tzn. každému bude 100% jasné, jak to má vypadat, až to bude hotové), můžete očekávat plné využití kognitivních zdrojů celého týmu – vědomých i nevědomých.
Jasně určená podoba výsledku pomáhá soustředit naši pozornost na budoucnost. Budoucí realita se nejprve musí vytvořit v hlavě, teprve pak se může začít uskutečňovat.
3. Brainstorming
Známe záměr (víme proč to děláme), máme přesnou představu o požadovaném výsledku (víme, co přesně děláme), nevíme však ještě, jak tohoto výsledku dosáhnout.
Nyní přichází na řadu brainstorming.
Cílem brainstormingu je společnými silami vymyslet, jak se dostat z „tady“ do „tam“, z bodu A do bodu B.
Velmi důležité je v průběhu brainstormingu vygenerované myšlenky zachycovat (např. pomocí myšlenkové mapy). Všichni účastníci by měli mít výstupy neustále před očima, zachycujte tedy myšlenky např. na tabuli. Lidem také často pomáhá, když mají v ruce tzv. kognitivní artefakty (tužku, papír, …), které přirozeně vzbuzují kreativní myšlení.
K brainstormingu bych zmínil ještě několik důležitých poznámek:
- Nikdy nesuďte, nehodnoťte, nekritizujte předložené myšlenky.
- Jde o kvantitu, ne o kvalitu.
- Jde o vytvoření prostoru s maximální možnou kreativitou.
- Analýza a uspořádávání přijde na řadu až v další fázi.
4. Uspořádávání výstupu brainstormingu
Nyní přichází na řadu slibovaná analýza a uspořádávání výstupů z brainstormingu.
Vaším cílem je nyní:
- rozpoznat důležité a hodnotné nápady,
- tyto nápady roztřídit – např. přiřadit jim prioritu, posloupnost,
- roztříděné nápady rozpracovat do požadovaného stupně podrobností.
V průběhu této fáze začínáte přirozeně chápat strukturu a automaticky doplňujete mezery ve vašem plánování.
Výstupem je ucelený a uspořádaný seznam věcí, které musíte udělat, abyste dosáhli požadovaného cíle.
Máte plán.
5. Akce
Bez staré dobré akce je plán jen malováním vzdušných zámků.
Nyní jste ve fázi, kdy rozumíte důvodu, proč danou věc děláte, víte, čeho přesně chcete dosáhnout a znáte také postup, jak toho dosáhnete.
Nezbývá tedy nic jiného, než si vyhrnout rukávy a pustit se do práce.
Zásadní otázkou, která vás v této konečné fázi povede je: „Co je dalším krokem?“
Přirozené plánování – závěrem
Proces přirozeného plánování je věc, kterou se vyplatí znát.
Je jasné, že výše zmíněný proces je velice komplexní a nebudeme jej souhrnně aplikovat na všechno, co děláme.
Když si jdeme koupit žvýkačky do Lidlu nebudeme předtím doma brainstormovat a naše výstupy zaznamenávat do myšlenkových map…
David Allen uvádí, že pro přibližně 80 % projektů (projekt = výsledek, pro jehož dosažení je potřeba více než jeden krok) si vystačíme s přirozeným plánováním v naší hlavě. V podstatě jde jen o to, abychom měli stále jasně definovaný další krok akce. Dalších cca 15 % projektů vyžaduje alespoň nějaký externí brainstorming a zbylých cca 5 % se neobejde bez cíleného uplatnění celého procesu přirozeného plánování, který jsme si právě představili. Do této skupiny můžeme zařadit např. i projekt diplomové práce, kterou jsem zmiňoval v úvodu.
Přirozené plánování nabízí osvědčený recept, jak dát věci do pohybu, který je v souladu s tím, jak fungují naše mozky.
Věřím, že jste se dozvěděli něco nového, co vám ve vašem plánování pracovních, ale i osobních projektů pomůže a přeji vám spoustu úspěšně naplánovaných (a dokončených) věcí!
POZNÁMKY
K tomuto článku mě inspiroval přístup k plánování Davida Allena (kniha Mít vše hotovo)